Feiras e Bazares: participar ou não?

Já faz um tempão que não escrevo para o Empreender com Amor... E para voltar em grande estilo escolhi um tema sobre o qual costumo receber diversas mensagens:  dúvidas e mais dúvidas sobre a participação em feiras e bazares. São muitos os questionamentos, mas no final das contas todos recaem sobre o básico: meu negócio (ou minha produção, minhas peças, eu mesma) é capaz ou não de participar de um evento?

Saber avaliar e dar uma resposta certeira para essa pergunta não é uma tarefa tão simples assim, por mais que possa parecer. Dos pequenos bazares aos grandes festivais, a decisão precisa ser bem pensada a fim de não causar estresse mental e físico e prejuízo financeiro para você e seu negócio. 

Quando surge um bazar ou uma feira em que há possibilidade (ou vontade) de eu participar, sempre me faço estas mesmas perguntas, sempre anoto no caderno as mesmas coisas. Penso que elas também podem te ajudar a ponderar sobre suas capacidades para estar 100% no dia do evento e responder a perguntinha básica do primeiro parágrafo. 

{ Créditos: Namolio }


{1}  Onde e que tipo de evento será? Por quantos dias? 

EVENTO PEQUENO | será um bazar na casa de uma amiga, para cerca de 6 a 10 artesãs expositoras, durante um sábado.
EVENTO MÉDIO | será um bazar ou pequena feira em um local maior, para mais de 10 artesãos expositores, por um ou dois dias.
EVENTO GRANDE | será uma feira ou festival de artesanato organizado por empresa especializada, para mais de 50 expositores (lojas varejistas, empresas de atacado, artesãos e afins), que durará cerca de 4 dias.

{2} Quanto vou precisar investir para participar: Terei que pagar pelo aluguel do stand ou pelo meu espaço físico? Terá algum custo rateado entre todos os participantes? 

Seus custos aumentarão proporcionalmente ao porte do evento. Nos pequenos eventos geralmente só rateamos custos de divulgação, alguns comes e bebes e alguma despesa que a dona da casa onde será o bazar terá. Nos eventos médios costumam ser necessários o aluguel do espaço físico ou o pagamento de taxa para usar o local, além de mesas e/ou tendas padronizadas, decoração e os custos de divulgação, como folders, banners, etc. Para as grandes feiras e festivais o aluguel do stand será inevitável. Atualmente os preços praticados ficam em torno de R$350,00 a R$500,00 pelo metro quadrado. Considerando que um stand padrão tem em torno de 6m² ou 9m²... faça as contas, serão pelo menos R$2.100,00. Nesses casos o ideal é encontrar outra(s) artesã(s) para dividir o espaço. Mas lembre-se, o valor do stand é só UM dos custos que você terá nos eventos desse porte. Também precisam ser considerados o transporte dos materiais e o seu próprio, acomodação e alimentação. 

{3} O que vou precisar providenciar de materiais de papelaria: Sacolas, embalagens, adesivos, cartões de visita, tags, folders, etc? Quanto vai custar e qual o prazo para ter tudo isso em mãos?

Pode parecer um item desnecessário... mas garanto, não é! Eles são indispensáveis durante qualquer tipo e tamanho de evento que você vá participar. Muitas vezes a pessoa passa pelo seu trabalho, olha e acaba não levando nada... naquela hora! Mas ela normalmente leva um cartão ou folder e às vezes acaba virando cliente mais tarde. Faça uma listinha de tudo que vai precisar, anote os custos e confira os prazos para providenciar com antecedência -- algumas gráficas demoram alguns dias úteis para entregar. DICA DE OURO: nunca deixe acabar seu estoque de cartões de visita e/ou folders.

{ Créditos: Namolio }


{4} Quantos dias faltam para o evento? Como está minha agenda de produção e encomendas até lá?

Antes de dar um “SIM” para aquele evento, veja quantos dias faltam para ele chegar e cheque sua agenda de produção e encomendas com as quais você já se comprometeu. Se você tem muita coisa pendente e o tempo é curto, talvez seja prudente recusar. 

{5} De acordo com o porte do evento, qual minha estimativa de produção: quantas peças preciso ter à venda para “encher” meu stand ou mesa? Quantas peças preciso vender para pagar os custos e ainda obter lucro?

Iludir-se com as vendas de um bazar ou feira é fácil... O evento termina, você faz as contas e vê que as vendas somaram uma quantia “X” bastante animadora. Então a realidade aparece quando dessa soma “X” é necessário subtrair os custos básicos de participação. Talvez fique mais fácil imaginar uma feira como uma loja física: de forma bem simples é possível dizer que, daquela bolsa vendida, “Q” é o custo fixo para manter a loja funcionando, “Y” é o custo da bolsa (seja para comprar do fornecedor ou para produzir você mesma) e “Z” é o lucro (seu ganho real, seu salário, ou como queria chamar). Tudo isso forma o preço do seu produto. Com base nisso você pode calcular quantas peças precisa produzir e vender para ter lucro. 

É claro que entram questões estéticas para compor seu espaço a fim de que ele não fique nem vazio demais nem muito abarrotado de coisas. Ambos não agradam clientes em potencial. Na medida do possível, sugiro testar em casa a montagem para ver como vai ficar e fazer os ajustes necessários.

{ Créditos: Namolio }
{6} O quê e quanto tenho de peças prontas? De acordo com os dias que faltam para o evento e com minha agenda, o que posso produzir até lá? Vai ser suficiente para suprir os custos e obter lucro de acordo com o que estimei na resposta acima?

Faça uma lista de todo o seu estoque de peças prontas. Se a quantidade for compatível com as questões levantadas no item {5}, ótimo! Se não são, pegue um calendário, marque o dia do evento e conte quantos dias úteis de trabalho você tem até lá. Vale lembrar das encomendas com as quais você já se comprometeu e marca-las no calendário a fim de ser o mais realista possível. 

{7} No dia do evento precisarei de alguém para me ajudar a carregar as coisas até o local? E durante o evento, é viável ficar sozinha ou preciso de alguém para me auxiliar nas vendas e a cuidar do espaço?

A resposta para isso é bastante rápida e prática. Se você precisará de ajuda e não tem quem te ajude, é prudente não participar. 

{8} Os organizadores do evento pedem alvará ou outro tipo de documentação que eu não tenha em mãos? Vou precisar emitir notas fiscais? 

Aqui entra um item delicado, as questões burocráticas. Se você tem um registro como Empreendedor Individual é mais fácil. Muitos registros já preveem a comercialização das peças fora do seu endereço comercial, como stands em geral. E mais, o Empreendedor Individual está isento da emissão de nota fiscal quando a venda é feita para pessoa física. Se o evento requer um alvará de funcionamento, basta ir até a prefeitura da cidade onde será o evento com seus documentos empresariais e solicitar seu alvará. Pessoas físicas (que não tem CNPJ) também podem solicitar alvará sem problemas. 

Se você não tem CNPJ e precisará emitir notas fiscais o ideal é dirigir-se antecipadamente à Secretaria da Fazenda do Estado onde será o evento e verificar os procedimentos legais para isso. 

{9} No local do evento tem sinal de internet? 

Hoje em dia ter acesso à internet durante eventos é primordial. Para quem faz uso dos aplicativos do PagSeguro ou PayPal pelo celular ou ipad pode perder vendas se o serviço de internet não estiver disponível. Verifique isso com antecedência para avisar seus clientes sobre os meios de pagamento que você estará aceitando. 

{ Créditos: Namolio }
A conversa foi longa, mas assim fico com a sensação de dever cumprido... Teria sido muito mais fácil aproveitar algumas ótimas oportunidades e fugir de outras que não eram apropriadas para o momento se eu tivesse ficado atenta a essas questões antes de tomar a decisão de participar ou não de um evento. Por isso espero muito que possam ser úteis.

Se você tem um evento em vista, se já ponderou tudo e decidiu participar, vá em frente! Será cansativo organizar tudo, produzir, montar o espaço, cuidar dele, desmontar... mas é tão empolgante, tão animado, que eu participaria de outros mil! .. rs! Ter contato "cara a cara" com as pessoas, ver como elas reagem ao seu espaço, ao seu produto, conversar, ser abraçada, abraçar, ouvir palavras queridas e carinhosas, tirar muitas fotos, receber muitas visitas... não tem preço! 

Com carinho,
Gi

Comentários

  1. Valeu demais! Sempre pondero algumas destas questões. Na maioria das vezes desisto do evento. Acho muito cansativo. Da próxima vez vou pensar muito mais antes de aceitar.
    Obrigada.

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  2. Obrigada por todas as dicas e seu precioso tempo! Abraço Joanna

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  3. bom dia Gi, adorei as dicas, um dia ainda faço uma, rsrsrs, por acaso vc pensa em vir à Brasília? quero muito fazer aulas com vc, parabéns pela qualidade do trabalho, boa semana, bjubju!!! Luzia Aragão

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    1. Oi, Luiza! No momento não tenho nada agendado para Brasília, mas, quem sabe... =) Te aviso qualquer novidade. Beijos!

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  4. Oi, Gizoca...adorei ler cada palavra, acompanho seu blog há algum tempo, e esse texto foi muito útil e esclarecedor...obrigada por compartilhar... beijos

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  5. Dicas preciosas! muito boas mesmo...
    Participe do meu blog. Obrigada
    http://ateliercoisasdelauria.blogspot.com.br/

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  6. Nossa que dicas maravilhosas! Valeu Gi! Estou amando teu Blog 😀

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